Multitasking不適合人類 單任務操作才能提高工作效率

多任務操作好比熬夜抽煙,同時做不只一件事就是在扼殺效率。

你的桌面是不是經常長這樣?你是不是經常要同時做好幾件事,然而忙來忙去發現並沒有什麼用?

這都是有科學解釋的,調查研究結果都說了,多任務工作的危害好比吸煙,同時做不只一件事就是在扼殺效率。證據看這裡:

試圖專注於不只一件事會導致效率降低40%,與熬夜的影響相當。

伏案工作的員工每天受干擾而分心的時間長達2.1小時,一周加起來的浪費超過1個工作日。

主要在電腦上工作的員工平均每10.5分鐘就被干擾一次。

來電或郵件干擾會使員工智商降低10個點。

先別急,好消息是,有23%的干擾源於郵件,還有44%甚至都是你自己造成的。也就是說,至少你有機會能排除或減少這67%的干擾,從而拯救你的一天。世界99%的人做事高度不專心,要想成為特殊的1%,單任務操作是個好方法。

什麼叫單任務操作?就是人一次最好只專注做一件合適的事。單任務操作意味著更少的時間與壓力完成更多的事,這已經被證明是搞定待辦事項清單的最有效方式,此外,它在降低壓力及沮喪感的同時還增強了奮鬥心,讓員工更快樂高效。道理都懂,堅持才是重點。至於如何養成一個持久不變的單任務操作習慣,我們也幫你整理了網上最全的單任務操作技巧。經驗表明,以下4條組合使用效用最高:

1. 排除干擾。

2. 寫一個你確定能堅持的單任務計劃。

3. 處理掉不可避免的干擾。

4. 偏離任務執行正軌時記得回來。

接下來是針對性的具體辦法,趕緊學起來。

1. 用反干擾App

保證單任務工作的第一要務就是盡可能排除一切工作時間里的干擾事項。通常來說,員工一旦被打斷,會需要花23分15秒回到原來的任務上。重點是,別以為你能靠自制力輕易避開平常習慣訪問的干擾性網站,你最好求助於靠譜的工具,比如Freedom 及Anti-Social 都是不錯的選擇,他們可以在預定時間內鎖住造成你分心的網站。

2. 關閉通知

記得關掉桌面通知,雖然瞥一眼屏幕右上角看似無害,但實際上在轉換注意力時就已經浪費時間了,何況精神也難再集中。手機靜音就會發慌的朋友可以在手機上指定某些應用程序的優先級,減少不必要干擾的同時還能確保不錯過重要事情。

3. 用兩台電腦

你是不是也經常喜歡用看郵件或者瀏覽新聞來拖延時間,尤其是面對難題時?你可以嘗試用兩台電腦,一台專門用來工作及做有益的事情,一台電腦(或iPad)則專門來刷微信看新聞。Todoist創始人Amir就是這樣保持專注的,他用iPad來處理一切可能分心的事,如與團隊或外部的交流,接著他會關閉iPad轉而用電腦專心工作。

4. 只允許一個頁面選項呈打開狀態

這是Buffer聯合創始人Leo Widuch白天保證專注高效的工作策略,簡單但很有效。單一選項會增加任務切換的難度,因為這意味著你要處理其他事務就得關閉手頭的工作,可以確保你做的是你真正決意要做的事。

5. 盡量離線工作

雖然很多時候用電腦工作的同義詞就是在線工作,但很多人一有網就禁不住誘惑。所以,一旦工作用不到網絡,就千萬保持離線。

6. 規劃你的郵件時間

若能明智地使用,電子郵件可能是自火以來最偉大的生產力工具。然而一旦使用不恰當,它就是個潘多拉盒子,裡面裝滿了能毀你一天的干擾。你應該安排特定的時間來處理郵件。比如一天兩次,早上11點及下午16:30,每次花15到30分鐘來清空收件箱。在預定的郵件處理時間里,遵循David Allen的兩分鐘法則:解決所有兩分鐘以內就能搞定的郵件,其他的添至待辦事項列表稍後專心處理。

7. 制定可操作的計劃

為了保證單一任務的有效性,你需要知道到底什麼才是你確定想做的。一天中絕不應該出現問自己「接下來該做什麼?」的情況。當然,有效的單一任務需要良好的規劃,缺乏規劃就開始的一天結果只能是分心和效率低下。早上第一件事或一天結束時,你得想想自己眼下要做的事,確定下一個能推進發展的具體任務,把它加到待辦事項列表裡。雖然每天這樣做得需要花些時間,但你就不會迷失在一些看似緊迫卻並不重要的繁忙工作中。

8. 一張便利貼只寫一件事

想做到單任務操作,最好能一次只看到一個任務。也就是說你可以每張便利貼只寫一件事,按照操作時間排列,完成一項後撕掉一頁,再開始下一項工作。喜歡的人還可以將這些已完成事項的便利貼移到角落,這樣就能一眼看到自己一天完成了多少,看著這些成就能讓人充滿動力。

9. 給任務定執行時間

 

保證每個任務都有一個特定的執行時間段。時間表常被批帶來痛苦,但也的得不承認很有效,跟蹤你在工作時如何用時能迫使你做到一次完成一件事。有許多很棒的時間跟蹤軟件,比如Toggl,簡潔方便還能與Google Docs 及Todoist等配套使用。

10. 制定不切實際的deadline

逼自己用更少的時間能迫使人保持專注。領導力專家Peter Bergman曾做過一個關於單任務的實驗,他在文章里提到:「當物體快速移動時,人們不得不集中注意力。多少人會在跑步比賽時發短信?如果你只有30分鐘來完成一個你認為需要1小時的演講,你還會中途接電話嗎?」

11. 給每天定個主題

大多數人同時會有許多項目要做,如果不整天在多個不同任務之間切換會難以保持精神集中。可以嘗試給每天定一個主題,這樣將把你的思維從「今天我要做什麼」轉換為「今天是週一博客日,我該做些什麼符合主題的事?」

12. 先Mark,以後讀

無論你有多嚴格減少干擾和計劃你的一天,意想不到的事情一定會出現。研究表明,無論任務是否具有很強時效性,員工們總是傾向於立刻處理73%干擾事項。當有些干擾無可避免時,可以通過把其列為之後待辦事項來減少對工作效率的影響。在網上搜索時碰到一些有趣或有用的文章的情況很常見,許多人往往忍不住停下來去花時間閱讀,這樣就耽誤了手頭的工作。其實你可以收藏下來留待以後閱讀,像印象筆記和Todoist等App都有收藏文章及添加標籤的功能。

13. 建一個「好主意」存儲庫

不是所有的靈光一閃都應該立即跟進,你可以用許多筆記類App或者紙筆來捕獲平時的想法,留待以後完善。

14. 留出回顧探索時間

隨性的思考時間對創造力和職業發展都至關重要,如果只會埋頭苦幹,我們就可能錯過許多好機會。不過,只有你真正花時間回頭看時,「以後讀」和「好主意」列表才有效。

最後要說到的,就是你偏離正軌後該怎麼辦了。總有時候人會不可避免地受到多任務操作的誘惑,別慌!這裡有兩種方法奪回你的注意。

1. 定期休息一整天

我們的大腦還沒進化到能長時間專注一件事。研究表明,缺乏休息時,工作越長越容易分心。定期休假也有利於再次的注意力集中。

2. 原諒計劃落空的情況

許多時候,實際操作並不如計劃那麼完美,你可能在各種誘惑下沒能完成許多待辦任務,別太自責,想想你已經做了的最有成效的事。研究表明,當完成計劃不如意時,自我同情可能促進人們之後在類似任務的操作上更有效率。