遠程辦公如何執行才能效率高,這家公司做了典範

遠程辦公不再是朝九晚五的工作,你會更多自己的時間和自由。本文作者Alyssa Mazzina詳細地介紹了這種新型工作模式。

Stack Overflow,我們經常談論為什麼我們選擇遠程辦公,結果顯示這樣做非常有成效。事實上,2016年公司參與度調查顯示,88%的遠程工作者感覺參與度高(全公司85%的員工參與了此調研,這一數據的行業平均率為71%)。遠程工作者還評價從整體上來看「工作生活融合程度」和「社交聯繫緊密度」比一般雇傭關係更高。

那麼是我們如何實現遠程辦公的呢?它遠遠超越了你現在在公司看到的所謂的「允許你在家工作」政策。就像軟件公司採用移動先行策略一樣,我們公司採用遠程先行的公司文化。

遠程先行意味著遠程工作是默認的,這就意味著必須確保遠程員工與辦公室員工一樣成為團隊的一份子。

這對於你的團隊來說有吸引力嗎?以下匯集了我們公司在實踐中得出的很好的一些做法,如果你們想採用遠程辦公,可以參考一下。

會議

我們公司總共300多名員工,他們中有人在紐約總部(113人)、有人在丹佛辦公室(44人)和還有人在倫敦辦公室(64人)以及85名遠程工作人員。我們需要精心設計開會的最佳方式。

對我們來說,遠程辦公意味著當我們與其他辦公地點的人開會時,我們都是在Google環聊(Google Hangouts)中見。如果你在辦公室辦公,這就是你參加會議的地方;如果你在家辦公,會議就在那兒。我們已經習慣這種做法,有時甚至在同一個辦公室內的人會跳進一個環聊。在最近訪問紐約辦事處時,我很高興看到我的兩個同事坐在隔間,彼此只有隔板相隔,仍通過視頻聊天進行對話。

在最初,這看起來很可笑,但是這麼做是有原因的。如果我們都通過環聊召開會議,我們就都是平等的。如果我需要加入一場發生在任何地點的兩人對話,我都可以加入,完全沒有問題。在較大的會議中,這意味著在會議中沒有站隊的說法,遠程辦公不會使這件事情成為會議的一部分。當我在家裡開會時,我不會知道誰在辦公室,誰不在。每個人都在自己的桌子上,戴著耳機到Google環聊「遠程」開會。

遠程辦公還意味著當某人想要陳述某件事情時,他們不是站在白板前邊寫邊講,遠程辦公人員隔著屏幕試圖理解陳述者在說什麼。我們是電子方式進行的,這就是說當有人提到某文件時,他們不會將其從文件夾中取出來然後發給桌上的每一個人,我們的做法是發送鏈接到整個組。

這些看起來很小,但它們不小。當你同等地對待兩名同事時,每個人都有強烈歸屬感和參與感。這將為每個人帶來更大的幸福感和更高的生產力。

聊天、Trello和Google文檔

當我在工作時,我會開著很多聊天應用程序。Slack、環聊和我們自己的內部聊天都在後台運行著,我可以隨時隨地轉換到不同的軟件(當大家處在不同時區時,這非常有用),或者我可以單獨找某個同事發起環聊,哪怕只是快速地問一個問題。聊天請求也可能反復出現,我可以忽略一個請求幾分鐘,先完成我正在做的事,再改變我的注意力(這一點就不像電話鈴聲或直接敲辦公室門)。

我們還將Trello廣泛用於各種項目和交流中。它幫助我們跟蹤誰在什麼時候做了什麼。我的大部分文字工作都是在Google文件(Google Docs)中完成的,因此我可以輕鬆與他人分享、即時反饋和協作。

在家辦公

我們的首席執行官Joel在雇傭遠程工作人員時最先做的事情之一是為他們提供一個家庭辦公室,包括辦公室員工喜歡的所有設備和傢具。我現在的家庭辦公室里有一張Herman MillerAeron椅、有Steelcase的可調高度的書桌、有MacBook Air並接有外部顯示器。全部都由公司提供。

每月,公司還會支付我一定的「家庭辦公費」用於開支,如高速網絡。

遠程Bev Bash(飲料聚會)

每周,Stack Overflow的遠程工作人員都通過環聊聚會,只是為了聊天和瞭解彼此的生活。這是我們紐約辦事處的「Bev Bash」傳統,其實就是快樂時光(Happy Hour)。因為我們不能在辦公室度過一個快樂的時光,我們就創造自己的快樂時光。每個人都會帶來一種飲料,通常有人被選為主持人(我們稱為Bev Bash大亨),主持人還必須給談話定一個主題。這些完全都是非正式的,我們的聊天走向就是聊到哪兒就是哪兒,沒有限制。

這樣的遠程定期社交機會給了遠程工作者同樣的個人工作情景。它讓我們有機會成為同事,成為朋友。

節假日

這是我在Stack工作後的第一個節日,但讓我吃驚的是,我在這天收到了一份快遞,裡面裝著節日禮物,東西和辦公室里的每個人都一樣。你認為遠程辦公者就會錯過辦公室派對嗎?我們收到了一份小補償,用於我們自己的節日派對——我們很多人將這部分補償用於和對自己而言重要的人吃飯。這樣的小事情提醒我們,我們真的是團隊的一部分,而不只是事後才會被想起的人們。

底線

Stack Overflow,我們大多數遠程工作者都不像是在遠程工作。我個人能夠在家和喜歡的人一起工作,做著我喜歡的事情,真的是非常幸運,我知道我的所有同事都有同樣的感覺。我們證明瞭遠程辦公團隊可以像那些每周都在一起的團隊一樣可以密切合作。我們甚至更高效,因為如果我需要一個小時的寧靜,我要做的是關閉我的通知,沒有人會闖進我的辦公室張口就問我事情。

 

全公司都在努力確保每一個成員都有歸屬感以及感到重視,無論他們在哪裡辦公。