怎樣才能對你的任務管理器「從一而終」

六年前,19歲的我成為了在家工作的自由職業者。開始的日子很難熬。儘管這樣的生活聽上去很舒服——每天早晨翻身下床,穿著睡衣,頭髮凌亂地開始工作,但家庭遠程辦公其實沒有聽上去那麼贊,你必須要做到一定程度的克制和自我控制——而我並沒有辦法始終做到這一點。

時至今日,遠程工作有時仍然充滿挑戰。

從我的床到書桌的距離,與到遊戲機的距離大致相等。與翻開筆記本電腦開始處理工作相比,翻身下床,用語音指令打開Xbox看看電影玩玩遊戲要容易至少一千倍。

我的自控力每天都在經受著考驗,而我完成所有工作的救命稻草,就是使用任務管理器。(Todoist是當仁不讓的選擇。)我設定每日目標,創建大量的工作任務,甚至還會給自己來點小小的獎勵。

這樣做到底有什麼幫助呢?更重要的是,如何選擇一款任務管理器並日復一日的堅持用下去?

我們中的大多數人都在不同的領域工作,工作流程和環境各不相同,因此我無法給出一個萬能的答案。不過,六年以來我一直在沒有直接監督的情況下,管理自己的時間和工作量,因此,我可以介紹一些對我而言比較贊的辦法和沒有奏效的內容。

通過下面幾點,我最終選擇了一個高效的任務管理器,並一直堅持使用到現在。

創建一個系統

我之前對任務管理器不是很感冒。去年以前,我嘗試過很多種任務管理方式和待辦事項列表——無論是手寫的、數碼的、心理上的等等,效果都不給力。和大多數人一樣,我會花很長時間把一切安排得井井有條並嘗試保持下去……最多堅持幾周,在最初的「蜜月期」之後,對任務管理器的使用會越來越少,到最後就徹底拋之腦後了。

不過,通過現在對任務管理的嘗試,我發現了一個能讓人輕鬆堅持下去的系統。我從2014年5月起開始使用Todoist,期間只停用了一兩次(那是在一次國際商務旅行期間,繁忙的日程讓一切都成了浮雲)。這款任務管理器使用起來非常流暢,就像鐘錶一樣保持運行。我為自己創建的系統雖然並不完美,但是效果不錯。每天、每星期、每個月,我完成的工作量越來越多。並且一點也沒有增加疲憊感,花費的時間也和之前差不多。

簡而言之,我喜歡在每周日晚上計劃下一周的工作。在度過了一個寧(Yong)靜(Lan)的週末後,我能夠用放鬆的狀態來面對未來一周,保持和緩的心情。我知道哪幾天必須給自己的YouTube頻道、SoundCloud、Todoist和其他工作平台添加內容,就這樣,我每周日晚上花20-30分鐘時間安排好未來一周的工作(使用模板會有很大的幫助,具體內容可以觀看我在這段視頻中的說明)。

另外,我總是在頭一天晚上查看第二天的任務計劃,瞭解自己睡醒後必須要做什麼。這不僅讓我在心理上為即將面對的工作做好準備,還能防止自己在睡醒後感覺一頭霧水——「先做什麼?」或者「今天要完成哪些工作?」我清楚的瞭解自己必須做什麼,因此不必花時間去擔心這些,趕在拖延症爆發之前,我可以在每天清晨開始就完成一些工作。

每當有新任務出現,無論是需要當天完成的內容還是未來數周需要解決的工作,我都會立刻把它添加到我的待辦事項清單。多虧了可以通過新電子郵件、Pocket或Evernote項目,甚至其他已完成任務觸發的大量Recipe,我還能從IFTTT源源不斷地自動獲取工作任務。

我每天都會回顧或查看一兩次待辦事項列表。在完成早晨的例行工作後,我會坐在辦公桌前(這時候絕對少不了一大杯咖啡),開始勾掉已完成的工作任務,整理匆忙之中用手機添加的新內容。午休之後,我會做同樣的事情,思考接下來的工作。一天的工作結束時,我通常會勾掉最後幾項內容。

在一天當中,除了之前提到的時間,我只有在需要瞭解某些信息的時候快速查看列表清單。總之,我查看Todoist任務列表的次數在4-10次左右。

對我來說,這個工作系統的效果非常好——事實上,現在習慣已成自然,我甚至都不再刻意去想它。儘管如此,我的具體情況並不一定對每個人都有效。它針對的是我的工作方式,並根據我的日程安排靈活調整,滿足我的需求。

你最好能找到對自己來說最有效的工作方式,看看一天中哪個時間段最適合進行回顧規劃,理清已完成的工作和接下來等待處理的工作。

不要念念不忘

提醒自己接下來要做什麼,或者快速掃一眼接下來的任務列表,這些方式對於提高工作效率來說很重要,但是如果過度關注這些,對此念念不忘,只會讓自己感到緊張,降低工作效率。到頭來你的時間都用在了盯著列表上不斷增加的新條目上,而真正處理工作任務的時間卻少得可憐。

有時候,我也會感到很難理清思緒,找不到更多工作內容添加到待辦事項列表中。發生這種情況時,我會關閉列表,埋頭做手上的工作(如果是周日的話,就放鬆休息,你懂的)。一旦腦海中想到了新內容,我就飛快地把它添加到列表中,以免遺忘。

如果花較長的時間或心思編輯待辦事項列表,有可能會在這條路上越走越遠——列出我可能「想要」做的事情,而不是我實際「需要」做的事情。把「想要」做的事記錄在待辦事項列表上不失為一個好辦法,但這個過程可能會讓你分心半個小時(甚至更長的時間),最後你可能會發現自己在YouTube觀看某個不為人知的視頻。

不僅如此,如果列表中有十多個項目,我往往會感覺不知所措。因此,如果你發現自己頻繁地瀏覽列表,那麼應該試著使用過濾器或標籤,限定自己只查看與目前相關的內容。

在把所有工作內容添加到待辦事項列表中這一點上,我還是比較堅持的,但我每次都盡量把瀏覽時間控制在幾分鐘內,盡可能迅速的查看列表內容,然後馬上返回到之前正在進行的工作之中。

把每件事都寫下來,盡可能詳細

如果想把所有能想到的事情都列出來,我覺得是可以的。有些人可能會說,把「煮咖啡」這樣的小事添加到待辦事項列表中,作為每天早上例行完成的內容,感覺有點太大題小做了,因為它看上去如此不值一提。但是,在我看來,如果這樣做能讓我按照預先的計劃,輕鬆地展開工作效率超高的一天(而不是躺在床上對著Xbox遊戲機大喊口令),那麼這種小事就值得佔有它的一席之地。

這就是我要強調的一點,如果某件事對你來說奏效,那別人不管說什麼都是浮雲——堅持自己。

事實上,我有時候甚至也會質疑自己添加到待辦事項列表中的一些內容,感覺他們貌似沒有用處。但我仍然會這麼做,因為Todoist能夠非常貼心的提醒我回頭閱讀之前保存到Pocket的文章,或者點擊選擇「結束一天的工作。」

添加大大小小的每一項任務,並且要盡可能詳細。確保每項任務都是可處理的。我添加任務時必須附帶標籤、優先級別、時間和日期,或者項目。如果新任務不屬於任何現有的類別,我會為這項任務創建一個新類別。

網絡待辦事項列表的美好之處,在於我們每個人能夠發現截然不同的途徑來運用完全相同的工具。Rita El Khoury是我的一個朋友,她使用Todoist管理她藥店的訂單,而我則用Todoist分隔並組織安排眾多工作流,使其保持當前的最新狀態。有的人可能會用Todoist幫助自己堅持某項新的健身計劃,或者只是把Todoist用作購物清單。但是不要錯誤地認為某項任務太微不足道,不值得放入待辦事項列表中。勾掉一個最不起眼的簡單任務帶來的感受,與完成整個項目最後一個重要工作內容是一樣的,讓人神清氣爽。

從待辦事項列表中勾掉已經完成的內容——無論大小,都能令人有所收穫。

責任性

與此同時,如果你對漏掉的任務置之不理,或者讓待辦事項列表無休止地增長,而不勾掉任何內容,那麼任務管理器就失去了意義。如果讓無盡的任務閃過不做出任何反應,或是讓工作內容保持未完成的狀態,那麼創建或維護待辦事項列表的意義也就不復存在。不僅如此,如果你不約束自己,很快就會舊症復發。

我過去使用的很多任務管理器就是這樣「杯具」了。他們中的有一些,在我漏掉某項任務時,只能用「惱人」來形容。我曾因為漏掉了一項低優先級任務,而在六個小時內從手機、平板電腦和電腦上收到了20次通知「轟炸」。這種方式並沒有促使我去完成工作,相反只帶來了更多的負面影響。我當天晚上就卸載了應用並刪除了賬號。

我使用過的另外一款任務管理器沒有適用於過期任務的系統。你每天只能就過期任務收到一次提醒……然後就沒有然後了。我對漏掉任務感到難過,但這個管理器沒有做任何事情來促使我想要完成那項任務。

Todoist為漏掉的任務準備了兩種補救辦法。在你的「今日」視圖中,以紅色字體細緻的顯示過期任務視圖

我之前提到過Karma本身有點專斷。每個人使用Todoist的方式都略有不同,因此,以此為基礎進行比較是很糟糕的,我是「Todoist大師」這一點在現實世界中毫無意義。儘管如此,Karma作為了不起的激勵因素,能夠讓我不斷完成任務,灌輸一種渴望,讓我想把一切保持井井有條的狀態,並按時完成工作內容。這是為什麼呢?我也說不清楚具體原因,我很難向你道出這背後的心理因素。但是Karma的確有效。我不想看到自己的Karma分數下降,我竭盡所能讓Karma分數保持穩定增加。

從本質上說,Karma是個完美的問責制度。它帶給你微妙的推動力,提醒你需要注意那些過期的任務,當你按時完成這些過期任務時,Karma會獎勵你一些分數,所有這一切都不會過於專制或惱人。

養成習慣

Startup Stock Photo

僅僅是按照以上建議中的部分行事,不會讓你奇跡般的在一夜之間就養成堅持使用一個任務管理器的習慣。人類是一種習慣生物。如果我們能夠預測到接下來會發生的事情,並重復完成相同的動作,才能發揮最佳工作效率。

培養一個新習慣很難。而放棄使用一個待辦事項列表要容易得多,這就是為什麼這麼多人經常這樣做的原因所在。

儘管如此,如果你在幾周內始終如一地跟隨任務管理器的步伐,你會發現自己開始自覺地添加和勾掉任務。你還可能體會到這樣的感覺:儘管自己的待辦事項列表看上去似乎無窮無盡,但你卻感受到更強大的控制力和舒適感。