幫助你在浮躁的時代保持專注,獲得有意義的高工作效率

8年前,我就入手了一部iPhone,那個夏天它才剛剛上市。從那時起,這台連接互聯網的迷你電腦始終都在我觸手可及的地方。我可以隨時隨地用它做很多事情,感覺真是棒棒噠。但是這一點同時也非常可怕。

如果你問一個人,針對專注力而言,什麼是他們面對的最大難題,他們很有可能會告訴你,最大的困難是對付分心:同事拍你的肩膀詢問問題;辦公室另一側傳來的巨大噪音;我們的手機、電腦、平板電腦不停發出的滴滴答答或嗡嗡聲——現在連手錶也加入了這一行列。

用來創造工作效率的技巧和小貼士有很多。但是他們很少涉及到會給我們的生活帶來更大挑戰的因素:進行最有創造性的工作。

說到專注力,我們面臨的最大挑戰不是分心,而是我們缺乏清晰度。

正如Elle Luna在她的書中用優美的文字所寫的,很多人都會告訴我們應該做些什麼,但我們卻很少能深刻地瞭解到自己必須做些什麼。

麼是有意義的工作效率

我們傾向於用以下這些因素來衡量工作效率的高低:熟練使用任務管理系統的程度、日曆應用是否井然有序、瀏覽一堆電子郵件的速度以及馬不停蹄地從一場會議來到下一場會議。但事實上,這些標準並不是在衡量我們的工作效率,而是我們管理任務的效率。

全職奶爸每天花費大把的時間來換尿布和打掃衛生上,和他擔任公司首席執行官的妻子相比,他的「工作效率」更低嗎?

我們最常用來衡量工作效率的標準變得對我們不利。這些標準傾向於認可看似效率頗高的無用功,卻沒有充分認識到有意義的工作的重要性。

如果我們開始用全新的方式來定義工作效率,那麼結果會怎樣?別去管怎麼在朋友聚會上,一次端好幾個盤子之類的把戲,也不再過度關注清理收件箱的工作,而是集中精力,把時間和注意力放在最重要的事情上。

有意義的工作效率所面臨的挑戰是雙重的:

1) 首先,我們需要誠實,保持清晰的頭腦,才能瞭解什麼對我們而言才是最重要的。正如Elle Luna所說的,什麼才是你「必須」要做的?

誠實和頭腦清晰可不是瞬間就可以get的技能。定義有意義的工作效率——制定一個標準來開展我們最有創造性的工作——需要時間。逃離所有噪音,花時間思考並叩問自己充滿挑戰性的問題:我們在生活中扮演的角色、我們的價值觀、我們的夢想等等等等。

我們的生活願景和價值觀是有意義的工作效率的基礎。清楚地瞭解自己的定位,自己在性格、價值觀、職業和關係等方面想要成為什麼樣的人,這些對於獲得有意義的工作效率而言,是至關重要的。

我製作了一份為期40天的網絡課程,幫助你瞭解這些內容。課程的名字叫做《專注生活的力量》。

2) 其次,我們需要強大的行動趨勢,日復一日地堅持完成我們最有創造力的工作。進行重要工作的阻力來自方方面面。

在這篇文章剩下的部分,我想大概介紹一些就發展行動趨勢而言最重要的事情。

四年前我辭職,靠撰寫博客謀生。

我最害怕的事情之一就是沒有東西可寫。這種想法出現在四年前,到現在為止這種情況並沒有發生。但我沒有預料到的是,一個全職作家如果想要一個字都不寫,簡直太容易了。

大約六個月前,假期接近尾聲,新的一年即將來臨,我意識到自己早上的工作例行程序有一些問題:我把一天中最好的時間段用來查看收件箱和做分析。

每天,當我下樓到辦公室開始工作時,我會坐在桌前,端著咖啡,第一反應是查看所有收件箱。我告訴自己,這些事情是重要的,如果我願意,就可以立即進行查看。然而,查看所有收件箱和統計數據這一過程通常要耗費一個多小時,並且經常演變成徒勞的無用功或盲目在網上瞎逛。

這浪費掉了我每天最好的時間段。我花了點時間進行思考,意識到自己並不想這樣浪費掉工作日最初的幾個小時——如黃金般寶貴的幾個小時。

因此,我改變了早晨的習慣,下定決心,每天早晨無論怎樣第一件事就是進行30分鐘的寫作。

最開始的幾天,這個新的改變嚴重地考驗了我的心智。我的內心不斷反抗——我實際就像是在戒掉收件箱「毒癮」。我想要查看收件箱和統計數據。但我願意信守承諾,無論怎樣都完成30分鐘的寫作。

我花了大約一個星期才開始進入最佳狀態。在走進辦公室時,我知道要做的第一件事就是寫作。我願意與否並不重要。我已經下定了決心,要碼字至少半個小時。

改變這個習慣前,我每天通常寫500字。但是我沒有確切規定什麼時間用來寫作,也不清楚自己要寫些什麼。坦率地說,寫作是漫無目標的。有些日子,我一個字都碼不出來。毫無疑問,在完成長期寫作目標這條路上,我每天取得的進展非常少。

在做出改變的第一個月,我寫了4萬多字。我持續地寫作,在過去4個月取得了有意義的進展:在那段時間一共寫了超過12.5萬字。

不用說,我很高興自己決定改變早上的工作習慣。這30分鐘時間總是能讓我進入狀態,我現在幾乎每天早上都能寫作2到3個小時。

現在,作為一個幾年以來靠寫作謀生的人,最糟糕的設想就是以為自己掌控了一切。適應自滿情緒,覺得自己解決了所有問題,不必改變生活方式、習慣或工作例行程序。

據說,人在30歲後會開始抗拒新技術。他們能夠接受自己30歲前存在的或發明的事物並使之融入自己的生活,但會抗拒在自己30歲後發明的事物,認為這些事物是瘋狂的、邪惡的,或者是不知為何物的鬼東西。

如果面對新的科技,人們會這樣對待,那麼在面對生活習慣、實踐和工作流程時又會怎樣呢?

不過工作流程、習慣和例行程序會隨著時間的推移而退化。我們的生活會改變,我們的優先事項等等都會改變。所以,如何分配我們的時間和精力也是需要評估的。

這些東西不可能「速成」。我們必須不斷努力、重新評價並重新評估。當然,這麼做絕對是值得的。如果我們做出一個小改變,即使給我們的工作效率和創造力帶來最微小的增長,我們在生活中所能獲得的回報都是無法估量的。

每天堅持

如果有意義的工作效率意味著堅持做重要的事,那麼我們如何才能讓自己堅持下來?

答案是兩面的:(1) 讓處理最重要的工作成為你日常生活的組成部分;(2) 慶祝每天所取得的進展。

處理最重要的工作成為你日常生活的組成部分

我每天都會在相同的時間和地點碼字,甚至會播放相同的背景音樂,這對我每天堅持處理最重要的工作產生了深刻的影響。以旁觀者的眼光來看,這聽起來可能有些無聊,還透著點傻氣。但在實際生活中,這是我每天最期待的時間。當我知道自己將在何時何地寫作、寫些什麼內容時,我就迫不及待地想要開始工作。

採納這個例行程序不僅為我創造了空間用於處理最重要的工作。還保存了我的意志力和創造力用來處理最重要的事情:處理實際工作。

每天早晨我開始碼字時,我就已經知道自己要寫些什麼了(因為我在頭一天選擇每天的寫作任務)。我也已經知道自己要寫多長時間(至少30分鐘),在此期間我不會做任何其他事情。

實際上,除了左右移動藍色的光標,我沒有其他事情需要思考。

萬事開頭難,要把你最重要的工作變成你日常生活的組成部分也不例外。當你想培養一個新的日常習慣時,開始需要的能量最大。Jerry Seinfeld建議使用大號日曆,這樣你就可以勾掉每個完成最重要任務的日子:「幾天之後,你就能將他們連成一條線。只要堅持下去,這條線每天都會變得越來越長。你會喜歡看見那條線,尤其是在你堅持了幾周之後。你接下來唯一的工作就是不要讓這條線斷開。」

人們說養成一個新習慣需要21天。但那只是最低時間。大多數人需要66天——大約兩個月。但是,一旦你堅持到了兩個月,那麼之後持續把這件事做下去就簡單多了。

舉例來看,第一周每天寫1000個字可能非常難。之後的一周,難度就會減少一點。到大約8周後,你幾乎就能操控自如了。如果你能夠掌握規律並堅持幾個月,那麼新習慣很快就會逆襲成功。

每天選擇做一些事情,最後你會養成做這些事的新習慣。

慶祝你所取得的進展

每天結束時,我會翻開Day One日記本,寫下當天完成了哪些重要的工作。通常包括我的寫作主題、碼了多少字,進行了哪些有意義的聯繫或對話,以及任何其他紛繁的思緒。

Ben Franklin會這樣做。每天結束時,他會問自己,「我今天做了哪些好事?」

認可我們每天取得的小勝利,並給自己獎勵,可以構建一種內在動機,讓我想要繼續完成重要的工作。

慶祝所取得的進展可以強化我們的情感,帶來積極的狀態。這意味著我們在工作中會更愉快且更有動力,因此也就更容易取得成效和產生創造力。如此循環,不斷往復。

我們或許知道自己最重要的工作是什麼。我們或許知道自己應該每天把時間花在處理這些重要的工作上面。但是,頭腦里的知識通常不是感性知識。我們感覺不到自己所做事情的價值。

當我們感覺自己像是一部大機器里的小零件時(即使這些「小零件」知道自己在做的事很重要),我們會慢慢對工作成果和效率失去興趣。我們不關心是否能想出創造性的解決方案或新鮮的點子。我們只按要求做事,拿到薪水,這樣就能回家宅著,看電視休息放鬆。

分類並慶祝我們每天取得的小成果,這樣就能提醒自己正在取得有意義的進展。事實上,所有這些小成果加起來就能完成大項目和大目標。

收件箱「毒癮」(「我只是看看」)

這是我對收件箱「毒癮」的定義:一種衝動,儘管會產生不良甚至負面的後果或有想要停下來的渴望,但仍不斷查看新聞提要、社會提要、消息收件箱。

收件箱「毒癮」對我們完成最有創造性的工作和專注於重要任務有著嚴重的威脅。查看並刷新收件箱、時間表和統計數據會奪走我們的專注力,讓我們無法處理重要且有意義的工作。收件箱「毒癮」會浪費我們的時間並消耗我們的創造力。

收件箱「毒癮」會放大我們面臨的關於專注力的挑戰。收件箱「毒癮」就像是鞋里進了沙子。雖然不會阻止我們前進,但是會嚴重拖慢我們的步伐,不斷讓我們從正在參加的賽跑中分心。

和任何其他上癮的事情一樣,放棄才能戒掉。但是,有時候擁有另一種選擇也會有所幫助。對我來說,當我在商店排隊或休息時,我不再習慣性地查看Twitter、電子郵件或Instagram,而是嘗試瀏覽Day One時間表併發鼓勵的短信給朋友。

嗜快成癮

Stephen Covey在他的書《要事第一》中把嗜快成癮定義為:

  • 嗜快成癮是一種自我毀滅的行為,暫時填補了由未被滿足的需求造成的空白。時間管理工具和方法通常不設法滿足這些需求,而是滿足這種成癮行為,讓我們按緊迫感排列日常工作的優先次序。[…]
  • 我們應該意識到緊迫感本身不是問題所在,而是當緊迫感成為我們的生活中的*主導因素*時,重要性就失去了主導地位。[…]

嗜快成癮之所以會妨礙我們處理最重要的工作,是因為這些工作往往看起來平淡無奇。

我們喜歡花費精力和注意力處理緊迫的工作,其中一個原因就是緊迫的工作會讓我們感到興奮。緊迫的事情本身伴有動力和興奮感。

對比緊迫工作與重要工作。

回頭看看進行寫作這個例子:假設你正在寫一本書。碼字就是最重要的工作。然而,這正是我們經常忽視和回避的任務。因為它困難、枯燥、乏味、平凡無奇。相反,我們用許多其他更有壓力的(「緊迫」)事件填滿我們的生活,而永遠看不到最重要的基本工作——碼字。

如果一件事是必需的,那它就絕對必要。必需是對真正重要事件的恰當定義。

緊迫是相對的,但必需是絕對的。緊迫感通常是按照外部因素定義的,但無論有哪些外部因素,必要性對於項目或目標而言具有根本的重要意義。

緊迫感本身不是問題。問題是當我們發現自己渴望「急需滅火」的項目、工作環境和場景,因此從來沒有時間去處理今天必須完成的重要任務。

你是不是經常在一天結束時,因為最重要的任務還沒完成而感到沮喪?你是不是經常因為沒能完成自己最重要的工作,而歸咎於外界事物帶來的緊迫感和壓力?您是不是經常放棄與重要人物的高質量對話,而去完成某個項目或應付某次危機?

如果生活被緊迫的事件控制,我們就會活得像個孩子——只關心當下看起來似乎重要的事情,而不管未來,甚至不瞭解什麼才是今天真正重要的事情。

如果我們把注意力都放在即將發生的緊迫事件上,我們就無法把自己的工作做到最好。我們不會朝著目標取得任何有意義的進展,因為我們只處理緊急的任務和情況,忽視了至關重要的工作。

在過程中克服拖延症並尋找快樂

一個項目的新鮮感能夠給我們帶來能量,激勵我們開始行動。最後期限的緊迫感能夠帶來能量,激勵我們完成工作。但是從開始到完成的中間狀態是怎樣的呢?

我們的生活絕大多數時候都處在這種「中間狀態」中,在這種狀態下,項目不再新鮮,但終點離我們還很遙遠。我們開始新的項目並堅持完成它,在這個過程中該如何堅持下去?

我們如何保持內在動力、戰勝拖延症,不斷地把注意力放在重要的事情上?

我們已經用了很大的篇幅討論這一點:讓每天完成最有創造力的工作,成為你日常生活的組成部分(克服那些讓你分心的事情和擋住去路的挑戰)。

還有一點很重要:在旅程中尋找快樂。

即使是全世界最好的音樂家,每天也都會進行練習。每天四小時。他們不只是練習自己喜歡的歌曲和最酷的樂句片段——他們練習技巧和音階,並填寫他們不擅長的曲子。

我已經學了十多年的武術,在每節課開始時都練習相同的伸展動作和基本動作。即使我已經擁有了黑帶,我們還是會練習基礎前屈立和中路直拳。

最好的音樂家、武術家、作家的共同點不僅僅是決心和毅力。不僅僅是例行程序。他們都在旅程中獲得快樂。

音樂家、武術家、作家都有為之努力的目標,目標不是原始動機。當我們在旅程中收穫快樂時,日常工作就會變成我們想要做的事。而不是我們必須要做的事。

在處理重要的工作時,不會有最終的時刻。緊張感和困難永遠不會消失。分心和藉口將始終圍繞在身邊。繁重的工作永遠都是繁重的工作。目標不是消除緊張感,而是在緊張感中取得成功。

奮鬥以保持創造力

對我來說,最有創造性的工作就是把處理重要的工作與在過程中享受快樂相結合。

  • 有意義的工作——重要的工作——是我必須要做的。是我的「必做工作」。我不得不這樣做。如果這份工作不起作用,如果沒有人喜歡這份工作,如果我賺不到一塊錢,那將非常杯具。但我仍然必須要進行這份工作。

我希望通過有意義的工作,能夠讓別人的生活變得更美好。讓別人獲得娛樂、教育或在過程中給予他們幫助。

  • 在過程中獲得快樂就是這樣。獲得樂趣。追求「卓越」。活在當下。進入狀態。不受任何限制地創作。相信你的直覺。

把處理重要的工作與在過程中享受快樂放在一起,你就會取得巨大的進展。現在你拿到了完成最有創造性工作的秘訣;實現有意義的工作效率的秘訣。

當你像這樣來看待有意義的工作效率時,就能改變一切。忽然之間,你創造的藝術作品質量變得不再那麼重要,重要的是關於你所接觸的一切是有價值的、有意義的、誠實的。有意義的工作效率可以而且應該融入生活的各個方面:工作、家庭、休息、個人生活,等等。

因此,有意義的工作效率成為了一個選擇。當我端坐在鍵盤前、當我與妻子約會、當我有半小時安靜的獨處時間、或者當我在花園與兩個兒子玩球時,我都會試著做出這個選擇。在那些時刻,重要的不是環境,而是選擇保持誠實、真實、脆弱和有個性。